Herinneringen
Automatisch beheer van betalingsherinneringen aan klanten
Betalingsherinneringen
Het scherm Betalingsherinneringen volgt vervallen facturen op en stuurt de herinneringen aan uw klanten. U bereikt het via Financiën > Herinneringen.
Indicatoren
Vier kaarten meten uw invordering:
| Indicator | Betekenis |
|---|---|
| Achterstallige facturen | Aantal facturen waarvan de vervaldag voorbij is |
| Verstuurde herinneringen | Aantal herinneringen dat effectief vertrokken is |
| Invorderingsgraad | Aandeel van de ingevorderde vorderingen |
| Gemiddelde betaaltermijn | De vastgestelde gemiddelde termijn, in dagen |
Elke kaart toont onder haar cijfer een evolutie ("Geen verandering", "Geen gegevens" wanneer de historiek te dun is).
Beschikbaarheid volgens plan
Herinneringen zitten niet in elk plan. Op een plan dat ze niet dekt, meldt een banner dat "de automatische en handmatige verzending uitgeschakeld is" en dat het plan STARTER of hoger vereist is. De verzendknoppen zijn dan grijs, en de knop Plannen bekijken leidt naar de wijziging van formule.
Zolang het plan de functie niet dekt, blijft het scherm raadpleegbaar: u ziet uw achterstallige facturen en uw indicatoren, maar er kan geen herinnering vertrekken.
De twee tabbladen
Het scherm valt uiteen in twee weergaven:
- Aan te manen — de vervallen facturen die actie vragen
- Historiek — de reeds verstuurde herinneringen
De tabel met achterstallige facturen
Het tabblad Aan te manen toont "Achterstallige facturen die een herinnering vragen" met de volgende kolommen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Factuur | Het documentnummer, aanklikbaar |
| Klant | Naam, identificatie en e-mailadres van de klant |
| Bedrag | Het verschuldigde bedrag, sorteerbaar |
| Vervaldatum | De vervaldag van de factuur |
| Achterstand | Aantal dagen te laat, in een bolletje |
| Laatste herinnering | De datum van de laatste herinnering, of "Nooit" |
| Laatste toon | De toon van het laatst verstuurde bericht |
| Volgende herinnering | De geplande datum, of "auto uit" |
| Aantal herinneringen | Teller van de reeds verstuurde herinneringen |
| Acties | Een herinnering versturen voor deze lijn |
De kolommen Bedrag en Achterstand zijn sorteerbaar. Het veld Zoeken op factuur of klant en het filter Dagen achterstand verfijnen de lijst; Filters wissen zet alles terug.
De kolom Laatste toon maakt de escalatie zichtbaar: eerst een beleefde herinnering, daarna stevigere berichten. Weten welke toon al vertrokken is, is wat verhindert dat dezelfde ingebrekestelling twee keer verstuurd wordt.
Beschikbare acties
Vier knoppen bovenaan het scherm:
- Sjablonen — de sjablonen voor herinneringsberichten
- Herinneringen beheren — de configuratie van de niveaus en hun ritme
- Automatische herinneringen inschakelen — schakelt de automatische verzending om
- Handmatige herinnering — stuurt onmiddellijk een herinnering
Zodra de automatische herinneringen aanstaan, toont de kolom Volgende herinnering de geplande datum in plaats van "auto uit", en vertrekken de herinneringen zonder tussenkomst, terwijl ze in het tabblad Historiek getraceerd blijven.