Leveranciers
Beheer uw leveranciers, hun gegevens en hun aankoophistoriek
Leveranciersbeheer
De sectie Leveranciers centraliseert de partijen bij wie u aankoopt, hun gegevens en hun aankoophistoriek.
De leverancierslijst
Open het menu Leveranciers in de sectie Beheer. Vier indicatoren vatten uw bestand samen:
| Indicator | Betekenis |
|---|---|
| Leveranciers | Totaal aantal, met het aantal actieve leveranciers |
| Met aankopen | Leveranciers gekoppeld aan minstens één aankoop, en het aantal nooit gebruikte |
| Dubbels gedetecteerd | Fiches die mogelijk dubbel zijn, het nakijken waard |
| Aankopen | Aantal aankopen, over alle leveranciers heen |
De tabel Leverancierslijst filtert op categorie en op status, en doorzoekt u op naam, e-mailadres of btw-nummer.
Leveranciers worden automatisch aangemaakt bij de import van een aankoopfactuur. U hoeft uw bestand dus niet met de hand op te bouwen: het vult zich terwijl u uw aankopen importeert. Handmatig aanmaken blijft mogelijk om een fiche vooraf klaar te zetten.
Een leverancier aanmaken
Klik rechtsboven op Nieuwe leverancier. Het formulier bestaat uit vijf secties.
Identiteit
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Naam | De naam van de leverancier |
| Interne referentie | Uw eigen classificatiecode |
| Btw-nr. | Zonder spaties of leestekens in te typen. Uniek per vennootschap |
Adres
Adres (straat en nummer), Postcode, Gemeente en Land — dat laatste is een keuzelijst, standaard op BE.
Contact
E-mail, Telefoon, Contactpersoon en Website.
Bankgegevens
IBAN, BIC / SWIFT, Bank en Rekeninghouder.
De IBAN die u hier bewaart, dient als referentie om een rekeningwijziging op een factuur te detecteren. Het is een bescherming tegen overschrijvingsfraude: vertoont een aankoopfactuur een andere IBAN dan die op de fiche, dan kan het verschil vóór de betaling opgemerkt worden. Vul hem in zodra u hem kent.
Instellingen
- Categorie — de indeling van de leverancier, standaard "Geen categorie"
- Betaaltermijn (dagen) — standaard 30
- Actieve leverancier — een schakelaar, standaard aan
Een inactieve leverancier blijft raadpleegbaar maar wordt niet meer voorgesteld bij invoer. Deactiveer liever dan een fiche te verwijderen die aan eerdere aankopen hangt, zodat uw historiek behouden blijft.
Interne notities
Een vrij tekstveld, enkel zichtbaar voor uw team. Deze notities worden nooit aan de leverancier doorgegeven, niet op een document en niet per e-mail.
Sluit af met Aanmaken, of met Annuleren om af te zien.
Importeren en exporteren
Twee knoppen bovenaan de lijst vullen de handmatige invoer aan:
- Importeren — vult uw bestand vanuit een bestand
- Exporteren — haalt uw leverancierslijst op
Dubbels
De indicator Dubbels gedetecteerd signaleert fiches die op dezelfde partij lijken te slaan. Omdat leveranciers automatisch aangemaakt worden bij de import van aankoopfacturen, kunnen schrijfwijzen meerdere fiches voor één vennootschap opleveren. Kijk die indicator geregeld na om een betrouwbare aankoophistoriek te behouden.
Verband met de aankopen
Elke leverancier draagt de historiek van de aankopen die eraan hangen. Zie Aankopen voor het registreren en opvolgen van aankoopfacturen, en Aankoopgoedkeuring om boven een drempel een tweede goedkeurder te vragen.