Offertes
Uw offertes opstellen en opvolgen vóór de facturatie
Offertebeheer
Met offertes stelt u een klant een prijs voor vóór u een factuur uitschrijft. Ze volgen dezelfde instelbare nummering als uw andere documenten.
De offertelijst
Open het menu Offertes in de sectie Beheer.
Vier indicatoren vatten uw activiteit samen bovenaan de pagina:
| Indicator | Betekenis |
|---|---|
| Totaal offertes | Totaal aantal aangemaakte offertes |
| Verzonden | Offertes die naar een klant zijn gestuurd |
| Concepten | Offertes die nog niet verstuurd zijn |
| Vervallen | Offertes waarvan de vervaldatum voorbij is |
De tabel Offertes toont uw documenten met de kolommen Nummer, Klant, Bedrag, Uitgifte, Vervaldatum, Status en Acties.
Om een document terug te vinden gebruikt u het veld Zoeken op klant of nummer, of het filter Alle statussen. De knop Exporteren haalt de lijst op, en het verversingsicoon laadt de gegevens opnieuw.
Een offerte aanmaken
- Klik in het menu Offertes rechtsboven op Nieuwe offerte.
- Klant (verplicht): typ de naam in het veld Een klant zoeken…. De lijst toont uw bestaande klanten met hun e-mailadres, telefoon en gemeente. Met de optie Een nieuwe klant aanmaken voegt u er een toe zonder het formulier te verlaten.
- Vervaldatum: geef een geldigheidsduur in dagen — de overeenkomstige vervaldatum verschijnt ernaast. Via de link een datum kiezen legt u meteen een precieze datum vast in plaats van een aantal dagen.
- Offertelijnen: vul de tabel in (Omschrijving, Aantal, Eenheidsprijs, Belasting, Totaal excl. btw). Het belastingtarief wordt vooraf ingevuld met uw standaardtarief.
- Klik op Een lijn toevoegen om de offerte aan te vullen.
- + Een notitie toevoegen hangt een opmerking aan het document.
- Sluit af met Offerte versturen om ze te bezorgen, of met Als concept opslaan om er later op terug te komen.
De knop Voorbeeld, rechtsboven, toont hoe het document eruitziet vóór verzending. Annuleren gooit de invoer weg.
Soorten lijnen
Het keuzemenu naast Een lijn toevoegen biedt vier soorten:
- Vrij artikel — een lijn die u zelf intypt
- Vanuit een product — neemt een product uit uw catalogus over
- Vanuit een dienst — neemt een dienst uit uw catalogus over
- Aftreklijn — een negatieve lijn, voor een reeds betaald voorschot of een korting in bedrag
Uw catalogus vullen via Producten en diensten bespaart u het overtypen van dezelfde omschrijvingen en prijzen op elke offerte.
Acties op een lijn
Elke lijn heeft icoontjes rechts van het totaal: de lijn verplaatsen, een korting in procent toepassen, de lijn dupliceren en ze verwijderen.
Totalen
Het zijpaneel vat de berekening samen:
- Subtotaal excl. btw
- + Korting — past een algemene korting toe op de offerte
- Belastbare basis excl. btw
- Belastingen
- Totaal incl. btw — met een muntkeuze naast het bedrag
Ontvangstbevestiging
De schakelaar Ontvangstbevestiging vraagt de klant om de ontvangst te bevestigen bij het versturen van de offerte.
Anders dan bij facturen biedt het offerteformulier geen verzending via Peppol: het Peppol-netwerk vervoert facturen en creditnota's, geen offertes. Zie Peppol.
Grenzen van uw plan
Beperkt uw abonnement het aantal documenten, dan verschijnt bovenaan het formulier een banner Limiet bereikt met uw verbruik van de maand (bijvoorbeeld "U hebt 5 van de 5 facturen van deze maand gebruikt"). De knop Upgraden leidt naar de wijziging van formule.
Nummering
Het voorvoegsel en de teller van de offertes stelt u in via Instellingen > Facturatie, los van die van de facturen en de creditnota's. Zie Facturatie.