Facturen versturen via Peppol

Deze gids beschrijft hoe u met YouInv een elektronische factuur via het Peppol-netwerk verstuurt.

Voorwaarden

Vóór u een factuur via Peppol verstuurt, moet het volgende in orde zijn:

1. Uw bedrijf is geregistreerd

YouInv registreert uw bedrijf automatisch op het Peppol-netwerk zodra uw gegevens geverifieerd zijn:

• Een geldig btw-nummer
• Het volledige adres van het bedrijf
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)

2. Uw klant is op Peppol geregistreerd

Controleer in Klanten of uw klant beschikt over:

• Een geldig btw-nummer
• Een badge Peppol actief

Het verzendproces stap voor stap

Stap 1: een factuur aanmaken

1. Ga naar Facturen > Nieuwe factuur
2. Kies uw klant
3. Voeg de factuurlijnen toe met:
   • De omschrijving van het product/de dienst
   • De hoeveelheid
   • De eenheidsprijs
   • Het btw-tarief

Stap 2: de Peppol-geschiktheid nagaan

YouInv controleert automatisch of de klant via Peppol kan ontvangen:

• Groen Peppol-icoon: de klant komt in aanmerking, de verzending verloopt via Peppol
• Grijs Peppol-icoon: de klant staat niet op Peppol, de verzending verloopt per e-mail

Stap 3: de factuur valideren

1. Klik op Factuur versturen
2. Controleer de samenvatting:
   • Totaal exclusief btw
   • Btw-bedrag
   • Totaal inclusief btw
   • Verzendkanaal (Peppol of e-mail)

Stap 4: automatische verzending via Peppol

Zodra u de verzending bevestigt, regelt YouInv het hele proces:

1. Maakt het document aan conform de Peppol EN16931-standaarden
2. Voegt de pdf van de factuur toe
3. Verstuurt het beveiligd over het Peppol-netwerk
4. Bevestigt de levering aan het systeem van de klant

Stap 5: de levering opvolgen

Na de verzending kunt u de status van uw factuur opvolgen:

1. Ga naar Facturen > kies uw factuur
2. Lees de sectie Peppol-status:
   • Wordt verstuurd: het document is onderweg
   • Geleverd: het document is in het systeem van de klant aangekomen
   • Aanvaard: de klant heeft de ontvangst bevestigd
   • Geweigerd: de klant heeft de factuur geweigerd (met reden)

Controles vóór de verzending

Vóór een factuur vertrekt, controleert YouInv automatisch:

Het uitgevende bedrijf

• ✅ Het btw-nummer is ingevuld
• ✅ Het volledige adres is beschikbaar
• ✅ De contactgegevens zijn volledig

De ontvangende klant

• ✅ De klant heeft een geldig btw-nummer
• ✅ De klant is op Peppol geregistreerd

Het document

• ✅ Elke lijn heeft een bedrag > 0
• ✅ De btw-tarieven zijn ingesteld
• ✅ Het totaal inclusief btw klopt met de berekeningen
• ✅ De munteenheid is geldig

Fouten afhandelen

Veelvoorkomende fouten en oplossingen

Wat te doen bij een mislukking

1. Controleer de gegevens van uw bedrijf en van de klant
2. Lees de foutmelding die getoond wordt
3. Verstuur per e-mail zolang het probleem niet opgelost is
4. Neem contact op met de ondersteuning als de fout aanhoudt

Goede gewoonten

Vóór de verzending

• ✅ Controleer of elk verplicht veld ingevuld is
• ✅ Kijk de bedragen en de btw-tarieven na
• ✅ Ga na of de IBAN correct is voor de betalingen
• ✅ Herlees de omschrijvingen van de lijnen (de klant ziet ze)

Na de verzending

• ✅ Controleer de leveringsstatus binnen 24 u
• ✅ Bewaar de Peppol-document-ID voor de traceerbaarheid
• ✅ Volg de betalingen op in Financiën > Transacties
• ✅ Maan openstaande facturen aan met de automatische herinneringen

Om sneller te werken

• ⚡ Schakel automatische verzending in bij de Peppol-instellingen
• ⚡ Maak factuursjablonen aan voor vaste klanten
• ⚡ Stel standaard btw-regels in
• ⚡ Gebruik producten/diensten om de lijnen vooraf in te vullen

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een verzending via Peppol?

De technische verzending duurt doorgaans minder dan 5 seconden. De levering bij de bestemmeling kan enkele minuten tot enkele uren duren, afhankelijk van het toegangspunt van de klant.

Kan ik een via Peppol verstuurde factuur annuleren?

Neen. Eens via Peppol verstuurd, kan een factuur niet meer geannuleerd worden. U moet een creditnota uitschrijven om ze te corrigeren.

Kan de klant een Peppol-factuur weigeren?

Ja. De klant kan de factuur vanuit zijn systeem weigeren, met een reden. U wordt verwittigd en kunt ze corrigeren en opnieuw versturen.

Wat gebeurt er als de klant niet op Peppol staat?

YouInv detecteert dat automatisch en verstuurt de factuur per gewone e-mail, met de pdf als bijlage.

Zijn Peppol-facturen wettelijk conform?

Ja. De facturen die YouInv aanmaakt volgen de EN16931-norm en voldoen aan de Belgische en Europese wettelijke verplichtingen.

Technische ondersteuning

Voor elke vraag of elk probleem:

• 📧 E-mail: info@youinv.com
• 💬 Chat: beschikbaar in de applicatie
• 📚 Documentatie: https://docs.youinv.com