Factuurbeheer

Facturen opstellen is de kern van YouInv. Onze intuïtieve editor maakt in enkele seconden professionele, conforme documenten aan.

Een factuur aanmaken

Een nieuwe factuur opstellen:

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop.
2. Klik rechtsboven op de knop Nieuwe factuur.
3. Kies een klant: selecteer een bestaande klant of maak er rechtstreeks in het formulier een nieuwe aan.
4. Factuurgegevens:
   • Controleer de Uitgifte datum en de Vervaldatum.
   • Voeg indien nodig een Referentie toe.
5. Factuurlijnen:
   • Voeg uw producten of diensten toe (artikelen).
   • Geef de Hoeveelheid, de Eenheidsprijs en het btw-tarief op.
   • Per lijn kan een uitgebreide omschrijving worden toegevoegd.
6. Betaling: stel de betalingsvoorwaarden in (bv. 30 dagen).
7. Klik op Opslaan om als concept te bewaren, of op Valideren om de factuur definitief te maken.

Belangrijkste functies

Personalisatie

U kunt het uitzicht van uw facturen aanpassen met uw logo en uw kleuren, om uw merk kracht bij te zetten.

Herhaling

Voor vaste klanten stelt u terugkerende facturen in, die automatisch worden aangemaakt en verstuurd op de frequentie die u kiest.

Betaalopvolging

YouInv volgt de status van uw facturen automatisch op (Concept, Gevalideerd, Verzonden, Betaald). Koppel uw bankrekening voor een automatische reconciliatie.

Versturen via Peppol

De grootste troef van YouInv is de ingebouwde Peppol-integratie. Stuurt u een factuur naar een andere gebruiker van het Peppol-netwerk, dan wordt die onmiddellijk en beveiligd afgeleverd, rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware.

Geen e-mails of pdf's meer nodig, alles verloopt automatisch.

Gedrag volgens het bedrijfsaccount

Hoe de optie Peppol zich in het factuurformulier gedraagt, hangt af van de configuratie van uw bedrijf en van de gekozen klant.

Bedrijf verbonden met Peppol

Is uw bedrijf geregistreerd en verbonden met het Peppol-netwerk (de verbinding wordt gelegd in het venster Peppol-configuratie, bereikbaar via de knop Peppol in de bovenste balk):

• Het selectievakje Peppol staat standaard aan bij een nieuwe factuur, zodra een in aanmerking komende klant gekozen is.
• De geschiktheid van de klant wordt automatisch nagegaan in de Peppol-directory, op basis van zijn ondernemingsnummer (KBO/btw).
• Komt de klant in aanmerking, dan gebeurt de verzending elektronisch via Peppol bij een klik op Factuur versturen, zonder e-mail en zonder pdf die u zelf moet doorsturen.
• De optie Ontvangstbevestiging blijft beschikbaar om de technische levering aan het boekhoudsysteem van de bestemmeling te bevestigen.
• De optie Betaallink kan eveneens behouden blijven om de klant sneller te laten betalen.

Klant komt niet in aanmerking voor Peppol

Is de gekozen klant niet op het Peppol-netwerk geregistreerd:

• Het vakje Peppol wordt automatisch uitgeschakeld en grijs weergegeven.
• De factuur wordt per gewone e-mail verstuurd, met de pdf als bijlage.
• U kunt de Peppol-geschiktheid van een klant rechtstreeks op zijn fiche nakijken, in de sectie Klanten.

Bedrijf niet verbonden met Peppol

Is uw bedrijf nog niet verbonden met het Peppol-netwerk:

• Het vakje Peppol staat op alle nieuwe facturen standaard uit.
• Een bericht nodigt u uit om uw configuratie af te werken via de knop Peppol in de bovenste balk.
• Zolang die configuratie niet klaar is, gebeurt de verzending uitsluitend per e-mail.

Tip: wilt u de verzending via Peppol volledig automatiseren zodra een factuur gevalideerd is, schakel dan de optie Automatische facturatie in bij de geavanceerde Peppol-configuratie. Zie de pagina Peppol voor de details.