Fournisseurs
Gérer vos fournisseurs, leurs coordonnées et leur historique d'achats
Gestion des Fournisseurs
La section Fournisseurs centralise les tiers auprès desquels vous achetez, leurs coordonnées et leur historique d'achats.
La liste des fournisseurs
Accédez au menu Fournisseurs dans la section Gestion. Quatre indicateurs résument votre base :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Fournisseurs | Nombre total, avec le nombre de fournisseurs actifs |
| Avec achats | Fournisseurs rattachés à au moins un achat, et nombre de fournisseurs jamais utilisés |
| Doublons détectés | Fiches potentiellement en double, à examiner |
| Achats | Nombre d'achats, tous fournisseurs confondus |
Le tableau Liste des fournisseurs se filtre par catégorie et par statut, et se recherche par nom, email ou numéro de TVA.
Les fournisseurs sont créés automatiquement lors de l'import d'une facture d'achat. Vous n'avez donc pas besoin de constituer votre base à la main : elle se remplit à mesure que vous importez vos achats. La création manuelle reste disponible pour préparer une fiche à l'avance.
Créer un fournisseur
Cliquez sur Nouveau fournisseur en haut à droite. Le formulaire est organisé en cinq sections.
Identité
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Nom | Nom du fournisseur |
| Référence interne | Votre propre code de classement |
| N° TVA | À saisir sans espaces ni ponctuation. Unique par société |
Adresse
Adresse (rue et numéro), Code postal, Ville et Pays — ce dernier est un sélecteur, positionné sur BE par défaut.
Contact
Email, Téléphone, Personne de contact et Site web.
Coordonnées bancaires
IBAN, BIC / SWIFT, Banque et Titulaire du compte.
L'IBAN enregistré ici sert de référence pour détecter un changement de compte sur une facture. C'est une protection contre la fraude au virement : si une facture d'achat présente un IBAN différent de celui de la fiche, l'écart peut être repéré avant paiement. Renseignez-le dès que vous le connaissez.
Paramètres
- Catégorie — classement du fournisseur, « Aucune catégorie » par défaut
- Délai de paiement (jours) — 30 par défaut
- Fournisseur actif — interrupteur activé par défaut
Un fournisseur inactif reste consultable mais n'est plus proposé à la saisie. Désactivez plutôt que de supprimer une fiche liée à des achats passés, afin de préserver votre historique.
Notes internes
Zone de texte libre, visible uniquement par votre équipe. Ces notes ne sont jamais transmises au fournisseur, ni sur un document, ni par email.
Terminez par Créer, ou Annuler pour abandonner.
Importer et exporter
Deux boutons en haut de la liste complètent la saisie manuelle :
- Importer — alimente votre base depuis un fichier
- Exporter — récupère la liste de vos fournisseurs
Doublons
L'indicateur Doublons détectés signale les fiches qui semblent désigner le même tiers. Comme les fournisseurs se créent automatiquement à l'import des factures d'achat, des variantes d'orthographe peuvent générer plusieurs fiches pour une même société. Examinez régulièrement cet indicateur pour garder un historique d'achats fiable.
Lien avec les achats
Chaque fournisseur porte l'historique des achats qui lui sont rattachés. Voir Achats pour l'enregistrement et le suivi des factures d'achat, et Validation des achats pour exiger un second approbateur au-delà d'un seuil.