Ventes
Créez et gérez vos factures électroniques
Gestion des Factures
La création de factures est au cœur de YouInv. Notre éditeur intuitif vous permet de générer des documents professionnels et conformes en quelques secondes.
Créer une facture
Pour créer une nouvelle facture :
- Dans le menu principal, cliquez sur Ventes.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle facture en haut à droite.
- Sélectionnez un client : Choisissez un client existant ou créez-en un nouveau directement depuis le formulaire.
- Détails de la facture :
- Vérifiez la Date d'émission et l'Échéance.
- Ajoutez une Référence si nécessaire.
- Lignes de facture :
- Ajoutez vos produits ou services (Articles).
- Précisez la Quantité, le Prix unitaire et le taux de TVA.
- Une description détaillée peut être ajoutée pour chaque ligne.
- Paiement : Configurez les conditions de paiement (ex: 30 jours).
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder en brouillon ou Valider pour finaliser la facture.
Retrouver une facture
Au-dessus du tableau, le champ Rechercher par client ou numéro... et le bouton Filtres réduisent la liste. Les deux se cumulent.
Filtrer la liste
Cliquez sur Filtres. La liste ne change pas tant que vous n'avez pas cliqué sur Appliquer, ce qui vous laisse régler plusieurs critères d'un coup. Réinitialiser remet tous les critères à leur valeur de départ.
| Critère | Ce qu'il retient |
|---|---|
| Période | Les factures dont la date d'émission tombe dans la période : Ce mois-ci, Le mois dernier, 30 derniers jours, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Cette année, L'année dernière, ou Dates précises, qui ouvre les champs Du et Au. |
| Client | Les factures d'un seul client, choisi dans la liste de vos clients. |
| Net à payer (TVAC) | Les factures dont le net à payer, TVA comprise, se situe entre le minimum et le maximum, bornes incluses. Un seul des deux champs suffit. |
| Source, Statut, Archives | Comment la facture a été créée, où elle en est, et si elle est classée. |
Une facture doit répondre à tous les critères choisis pour rester dans la liste. Le bouton Filtres affiche le nombre de critères actifs : une période compte pour un, même avec ses deux dates.
La période porte sur la date d'émission, pas sur l'échéance ni sur la date de paiement. Pour retrouver les factures à encaisser ce mois-ci, regardez plutôt la colonne Échéance.
Si le minimum dépasse le maximum, le panneau affiche Le minimum dépasse le maximum. et le bouton Appliquer reste grisé jusqu'à ce que vous corrigiez l'une des bornes.
Quand aucune facture ne correspond, le tableau affiche Aucune facture trouvée. Vérifiez le nombre affiché sur le bouton Filtres : un critère oublié est la cause la plus fréquente d'une liste vide.
Les filtres appliqués figurent dans l'adresse de la page. Un rechargement les conserve, et le lien copié rouvre la même liste.
Enregistrer une vue
Une combinaison que vous utilisez souvent peut être gardée sous un nom :
- Appliquez vos filtres.
- Cliquez sur Vues, puis sur Enregistrer la vue….
- Saisissez un Nom de la vue et cliquez sur Enregistrer.
La vue apparaît ensuite sous Mes vues dans le menu Vues. Revenir aux filtres par défaut efface les critères en cours.
Fonctionnalités Clés
Personnalisation
Vous pouvez personnaliser l'apparence de vos factures avec votre logo et vos couleurs pour renforcer votre image de marque.
Récurrence
Pour vos clients réguliers, configurez des factures récurrentes qui seront générées et envoyées automatiquement à la fréquence de votre choix.
Suivi des Paiements
YouInv suit automatiquement le statut de vos factures (Brouillon, Validée, Envoyée, Payée). Connectez votre compte bancaire pour une réconciliation automatique.
Export comptable
Le bouton Export comptable prépare l'archive d'une période pour votre comptable : à télécharger, à partager par lien ou à envoyer par e-mail. Il est inclus à partir du plan Starter, et pendant l'essai gratuit de 30 jours, pour toutes vos périodes sans limite d'ancienneté.
Sur le plan Freemium, l'export comptable n'est pas disponible : le bouton ouvre une modale qui indique que le plan de la société ne le permet pas. Vos factures restent conservées et téléchargeables une par une depuis leur fiche : la conservation ne supprime jamais rien.
Envoi via Peppol
L'avantage majeur de YouInv est l'intégration native avec Peppol. Lorsque vous envoyez une facture à un autre utilisateur du réseau Peppol, celle-ci est transmise instantanément et de manière sécurisée directement dans son logiciel de comptabilité.
Plus besoin d'emails ou de PDF, tout est automatisé.
Comportement selon le compte entreprise
Le comportement de l'option Peppol dans le formulaire de facture dépend de la configuration de votre entreprise et de celle du client sélectionné.
Entreprise connectée à Peppol
Si votre entreprise est enregistrée et connectée au réseau Peppol (connexion établie depuis la fenêtre Configuration Peppol, accessible par le bouton Peppol de la barre supérieure) :
- La case à cocher Peppol est activée par défaut lors de la création d'une nouvelle facture, dès qu'un client éligible est sélectionné.
- L'éligibilité du client est vérifiée automatiquement via l'annuaire Peppol à partir de son numéro d'entreprise (BCE/TVA).
- Si le client est éligible, l'envoi se fera électroniquement via Peppol au clic sur Envoyer la facture, sans génération d'email ni de PDF transmis manuellement.
- L'option Accusé de réception reste disponible afin de confirmer la livraison technique au système comptable du destinataire.
- L'option Lien de paiement peut également être conservée pour faciliter le règlement par le client.
Client non éligible Peppol
Si le client sélectionné n'est pas enregistré sur le réseau Peppol :
- La case Peppol est automatiquement désactivée et grisée.
- La facture sera envoyée par email classique avec le PDF en pièce jointe.
- Vous pouvez consulter l'éligibilité Peppol d'un client directement depuis sa fiche dans la section Clients.
Entreprise non connectée à Peppol
Si votre entreprise n'est pas encore connectée au réseau Peppol :
- La case Peppol est désactivée par défaut sur toutes les nouvelles factures.
- Un message vous invite à compléter votre configuration depuis le bouton Peppol de la barre supérieure.
- Tant que la configuration n'est pas finalisée, l'envoi se fera uniquement par email.
Astuce : Pour automatiser entièrement l'envoi via Peppol dès la validation de vos factures, activez l'option Facturation Automatique dans la configuration avancée Peppol. Voir la page Peppol pour plus de détails.