Envoi de factures via Peppol
Guide pour envoyer vos factures via le réseau Peppol avec YouInv
Processus d'envoi de factures via Peppol
Ce guide décrit le processus pour envoyer une facture électronique via le réseau Peppol avec YouInv.
Prérequis
Avant d'envoyer une facture via Peppol, assurez-vous que :
1. Votre entreprise est enregistrée
YouInv enregistre automatiquement votre entreprise sur le réseau Peppol après vérification de vos données :
- Numéro de TVA valide
- Adresse complète de l'entreprise
- Coordonnées de contact (email, téléphone)
L'enregistrement se fait automatiquement en arrière-plan. Vous recevrez un email de confirmation une fois votre entreprise connectée au réseau Peppol.
2. Votre client est enregistré sur Peppol
Dans Clients, vérifiez que votre client possède :
- Un numéro de TVA valide
- Un badge Peppol actif
Si le client n'est pas sur Peppol, la facture sera envoyée par email classique au lieu du réseau Peppol.
Processus d'envoi étape par étape
Étape 1 : Créer une facture
- Allez dans Factures > Nouvelle facture
- Sélectionnez votre client
- Ajoutez les lignes de facturation avec :
- Description du produit/service
- Quantité
- Prix unitaire
- Taux de TVA
Étape 2 : Vérifier l'éligibilité Peppol
YouInv vérifie automatiquement si le client peut recevoir via Peppol :
- Icône Peppol verte : Le client est éligible, l'envoi se fera via Peppol
- Icône Peppol grise : Le client n'est pas sur Peppol, l'envoi se fera par email
Étape 3 : Valider la facture
- Cliquez sur Envoyer la facture
- Vérifiez le résumé :
- Montant total HT
- Montant TVA
- Montant total TTC
- Mode d'envoi (Peppol ou Email)
Étape 4 : Envoi automatique via Peppol
Lorsque vous validez l'envoi, YouInv gère automatiquement tout le processus :
- Génère le document conforme aux standards Peppol EN16931
- Attache le PDF de la facture
- Envoie de manière sécurisée au réseau Peppol
- Confirme la livraison au système du client
Tout le processus technique est géré automatiquement par YouInv. Vous n'avez rien à faire !
Étape 5 : Suivi de la livraison
Après l'envoi, vous pouvez suivre le statut de votre facture :
- Allez dans Factures > Sélectionnez votre facture
- Consultez la section Statut Peppol :
- En cours d'envoi : Le document est en transit
- Livré : Le document a été reçu par le système du client
- Accepté : Le client a confirmé la réception
- Rejeté : Le client a rejeté la facture (avec raison)
La confirmation de livraison Peppol garantit que la facture est arrivée dans le système comptable du client, mais ne signifie pas qu'elle est payée.
Vérification avant envoi
Avant d'envoyer une facture, YouInv vérifie automatiquement :
Validation de l'entreprise émettrice
- ✅ Le numéro de TVA est renseigné
- ✅ L'adresse complète est disponible
- ✅ Les coordonnées de contact sont complètes
Validation du client destinataire
- ✅ Le client a un numéro de TVA valide
- ✅ Le client est enregistré sur Peppol
Validation du document
- ✅ Toutes les lignes ont un montant > 0
- ✅ Les taux de TVA sont définis
- ✅ Le total TTC correspond aux calculs
- ✅ La devise est valide
Si l'une de ces validations échoue, l'envoi Peppol est bloqué et un message d'erreur explicite s'affiche.
Gestion des erreurs
Erreurs courantes et solutions
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| "L'entreprise n'est pas configurée pour Peppol" | Données entreprise incomplètes | Vérifier que le numéro de TVA et l'adresse sont remplis |
| "Le client n'a pas d'identifiant Peppol valide" | Client non enregistré sur Peppol | Vérifier le numéro de TVA du client ou l'envoyer par email |
| "Erreur validation" | Données manquantes | Vérifier que tous les champs obligatoires sont remplis |
| "Erreur d'envoi" | Problème réseau | Réessayer l'envoi |
Que faire en cas d'échec ?
- Vérifiez les données de votre entreprise et du client
- Consultez le message d'erreur affiché
- Envoyez par email en attendant la résolution du problème
- Contactez le support si l'erreur persiste
Bonnes pratiques
Avant d'envoyer
- ✅ Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis
- ✅ Contrôlez les montants et les taux de TVA
- ✅ Assurez-vous que l'IBAN est correct pour les paiements
- ✅ Relisez la description des lignes (visible par le client)
Après l'envoi
- ✅ Vérifiez le statut de livraison dans les 24h
- ✅ Conservez le document ID Peppol pour traçabilité
- ✅ Suivez les paiements dans Finance > Transactions
- ✅ Relancez les factures impayées avec les rappels automatiques
Pour optimiser
- ⚡ Activez l'envoi automatique dans les paramètres Peppol
- ⚡ Créez des modèles de factures pour les clients récurrents
- ⚡ Configurez des règles de TVA par défaut
- ⚡ Utilisez les produits/services pour pré-remplir les lignes
Questions fréquentes
Combien de temps prend l'envoi via Peppol ?
L'envoi technique prend généralement moins de 5 secondes. La livraison au destinataire peut prendre de quelques minutes à quelques heures selon le point d'accès du client.
Puis-je annuler une facture envoyée via Peppol ?
Non, une fois envoyée via Peppol, la facture ne peut pas être annulée. Vous devez émettre un avoir (crédit note) pour corriger.
Le client peut-il refuser une facture Peppol ?
Oui, le client peut rejeter la facture via son système avec un motif. Vous serez notifié et pourrez corriger puis renvoyer.
Que se passe-t-il si le client n'est pas sur Peppol ?
YouInv détecte automatiquement cette situation et envoie la facture par email classique avec le PDF en pièce jointe.
Les factures Peppol sont-elles conformes légalement ?
Oui, les factures générées par YouInv respectent la norme EN16931 et sont conformes aux obligations légales belges et européennes.
Support technique
Pour toute question ou problème :
- 📧 Email : info@youinv.com
- 💬 Chat : Disponible dans l'application
- 📚 Documentation : https://docs.youinv.com
YouInv gère automatiquement toute la complexité technique de Peppol. Concentrez-vous sur votre facturation, nous nous occupons du reste !